外贸信函的实例

例一: 150 Kensington Road Brooklyn,New York 12②,N.Y.③ June 10 1985 例二: Established 1900 TELEPHONE:CHICAGO ENVELOPE COMPANY CABLE ADDRE SS: CALUMET 4251 2901-2917 INDIANA AVENUE ENVELOPE CHICAGO Ref.No. CHICAGO,ILLINOIS CODES USED: March 16 1982 ALL CODES RENTLEY’S PRE FERRED 注:实例中央上面Established 1900是指该公司创立于1900年。因公司的历史悠久,可证明公司的信用良好,所以常常被采用。

中间大写的是公司名称“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利诺斯州,芝加哥市印地安街2901-2917号”。左边的细小字(Telephone)是电话号码,Ref.No(等于Correspondence Reference No.)是“信件编号”,其用途是便于索引,按此号码可将信件归案存档,因而又可称为“索引号码”。

右边的细小字(Cable Address)电报挂号,用于发收电报。这个公司只有“ENVELOPE CHICAGO”二个字就够了,其手续费和电报费均能节省。

(Codes Used)即“使用电讯密码簿”。(All Codes,Rentlev’s preferred)即“在所有密码簿中,请选用(Rentley)密码簿”。

例三: 17.Philpot Lane,London,E.C.①3, 25 April,1991 写信头还需要注意的一点是,在写日期时,要区分开英国习惯和美国习惯。如1995年5月2日,按英国习惯,应写为“2ndMay,1995”按美国习惯是“May 2,1995”。

(3)收信人名址。与信封上的收信人地址相同,一般写在信纸的左上部,即在寄信日期下隔二行起写。

如: Messrs.Allen & Son(1919)Pty,Ltd., 155,Flinders Lane, Melbourne, C.①1. Australia March 16,1991 Messrs.Smith & James,Inc. 500 Nort on Bldg. Seattle 4,Wash U.S.A 写收信人地址特别要注意的是,不仅要详细,而且必须按照收信人自身所固定的写法来写,不能随意改变,因为职业、职位不同,以及在不同的国家,其头衔、区域的写法是完全不一样的。

(4)称呼。商贸英文书信称呼的写法与中文信件的写法也是不一样的。

这里所指的称呼,相当于中文书信“敬启者”,例如: Dear Sir Dear sirs, Dear Madam,Dear Ladies, Gentlemen: Dear Mesdames, Dear Sir and Madam,Ladies and Gentlemen: 在不同的信件中,称呼是多种多样的,但最常见的不外是Gentlemen(美国式)和Dear sirs(英国式)二种。可见,在商贸英文书信的称呼中,由于在“称呼”前已专门有收信人名址一栏,所以一般不再写收信人的姓名,通常就写Dear sirs或Gentlemen即可。

只有在双方关系较为密切时,才加上人名,如Dear Mr.Small。在这里,Dear Sirs就相当于中文信件的“敬启者”之类的礼节性用语,是公文中常用的,不宜直译为“亲爱的先生”。

另外,由于英、美习惯的不同,还要注意在“Dear Sirs”之后,通常用“,”号,而美国式“Gentlemen”之后,则应用“:”号。

(5)正文。这是一封信的核心部分。

写作要求是要做到五个“C”,即礼貌(Courtesy)、简洁(Conciseness)、明了(Clarity)、正确(Correctness)和完整(Completeness),以准确表达自己的商贸意图。正文应从称呼下一行开始写,信纸在左右两边都要留约一寸宽的空白,以保持书信应有的齐整格式。

同时,一封信要按内容分成几段,不要把一封长信写成单独的一段。为了明确起见,商贸英文书信常将各段加上编号或以每段之间加空行来分隔。

但要特别注意的是,商贸英文书信原则上应符合“一事一信”的要求,即一封信原则上只谈一件事或主要只谈一件事,不要把几件事放在一信内叙述,以利于所谈事情能及时得到处理。

(6)结束语。是指在正文之后,签名之前所使用的客套用语,一般在正文最后一行的下一行或空一行书写。

常用的客套语是:Yours truly(你的真诚的),Yours sincerely(你的忠诚的)Yours faithfully(你的忠实的),等等。 在需要特别礼貌或带有特殊的官方性质的信件中,还可用Yours most Cordially(你的最真诚的)或Yours respectfully(你的恭顺的)等。

(7)签名。是指写信人在书信的末尾用钢笔签上个人名字或公司名称,相当于我国的签字盖章。

在商贸英文书信中,签名通常要占三至四行,第一行常用作公司名称,全部要用大写;第二行用于个人签字,通常是既有签名,又有打印名,以便易于辨认签名;第三行常用于签名人的头衔。例如: Yours truly, FIDELITY TRADING CO.ING. (签 名) H.B.Haslehurst General Manager Very truly yours, I.T.INPORMATION (签 名) Director h ose M.Net Very truly yours, UNITED EXPORTERS COMPANY (签 名) Max de Hes Very truly yours, LEWERS & COOKE,LIMITED (签 名) E.W.Twelmeyer Purchasing Department Very truly yours, STERN,MCRGENTHAU & CO.,INC. (签 名) Edward N.Megay Machinery Division 在商贸英文书信中,即使是对认识的收信人,也要签上全名,即使信是打印的,也要亲自签名。

在签名后打印上写信人的职务是很重要的,这是告诉对方你有处理信中所谈事务的权威。 商贸英文书信除了信头、收信人名址、称呼、正文、结束语和签名外,有的信还要注明收发信编号,载入特别注意事项,如注意事项或特别指定阅信人、书信主题、附言和附件等(当然这些都不是必需的,可视情况而定。

),都有其固定的位置。如下图: 发文编号 收文编 号 信头 日期 收信人名址 特别指定阅信人 称 呼 书信主题 正 文 结 尾 签 名 附 件

THE END
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